Ngày 16/5/2025, Sở Tư pháp ban hành Văn bản số 470/STP-BT&HCTP về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực Tư pháp khi tổ chức thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp. Theo đó, Sở Tư pháp đề nghị các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND các xã, phường, thị trấn phối hợp chỉ đạo triển khai thực hiện một số nội dung cụ thể như sau:

Đối với các lĩnh vực Phổ biến, giáo dục pháp luật, Trợ giúp pháp lý, Hòa giải cơ sở, Tiếp cận pháp luật, Bồi thường nhà nước, Xử lý vi phạm hành chính

Thực hiện theo Văn bản số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 , Văn bản số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp và Văn bản số 2537/BTP-KTVB&QLXLVPHC ngày 8/5/2025 của Bộ Tư pháp về việc về việc hướng dẫn thực hiện một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực xử lý vi phạm hành chính khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.

Đối với các lĩnh vực chứng thực, hộ tịch, nuôi con nuôi

1.Lĩnh vực Chứng thực

Đối với cấp huyện

- Chuyển thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Phòng Tư pháp huyện, thành, thị thuộc tỉnh (được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) cho UBND cấp xã thực hiện.

- Hồ sơ chứng thực; sổ chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực do Phòng Tư pháp đang lưu trữ, thực hiện bàn giao cho UBND cấp xã mới nơi đặt trụ sở cũ của UBND cáchuyện, thành, thị.

- Phòng Tư pháp thực hiện việc bàn giao sổ chứng thực; hồ sơ chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực đang lưu trữ cho UBND xã mới thành lập, hoàn thành trước ngày 30/6/2025.

- Trình tự, thủ tục thực hiện nhiệm vụ được thực hiện như quy định của pháp luật hiện hành tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP nêu trên.

Đối với cấp xã:

Các xã khi sáp nhập cần thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ hồ sơ đang lưu trữ cho xã mới. UBND cấp xã tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về chứng thực theo quy định của pháp luật từ cấp huyện chuyển giao. Đối với hồ sơ chứng thực, sổ chứng thực, văn bản chứng thực mà Phòng Tư pháp bàn giao phải thống kê, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Lĩnh vực Hộ tịch, nuôi con nuôi

Đối với cấp huyện

*) Về hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi:

Đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi[1] mà UBND cấp huyện tiếp nhận, giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết, thì UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại, hoặc nơi cư trú trước đây của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, bảo đảm không gián đoạn, không ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Trường hợp không thể xác định được nơi cư trú tại Việt Nam của người có yêu cầu (do đã xuất cảnh hoặc là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư tại nước ngoài...) thì giao cho UBND cấp xã nơi có trụ sở của UBND cấp huyện trước đây (trừ UBND thành phố Việt Trì, bàn giao cho UBND phường Việt Trì). Khi UBND cấp xã được phân công tiếp tục giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện đã giải quyết trước đó thì UBND cấp xã ghi tiếp vào Sổ hộ tịch đang đăng ký theo từng loại việc.

*) Về lưu trữ, bảo quản sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi:

- “Về sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do UBND cấp huyện tiếp
nhận, giải quyết, UBND cấp huyện chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ (toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ thời điểm sẽ chấm dứt hoạt động trở về trước[2]) bàn
giao cho UBND cấp xã nơi có trụ sở của UBND cấp huyện trước đây (trừ UBND thành phố Việt Trì, bàn giao cho UBND phường Việt Trì)... để kịp thời giải quyết TTHC về hộ tịch cho người dân.

- Đối với sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây (lưu trữ 02 cấp) chuyển lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ(Việc chuyển sổ lưu kép tại cơ quan lưu trữ để bảo đảm nguyên tắc dự phòng, tránh rủi ro, do các sổ này đã được lưu 01 bản tại UBND cấp xã. Các sổ chuyển lưu chỉ phục vụ việc lưu trữ dự phòng, không thực hiện việc ghi chép bổ sung các nội dung thay đổi sau này - nếu có,việc ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền chỉ thực hiện đối với sổ lưu tại UBND cấp xã và trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

*) Về thời điểm bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ cấp huyện về cấp xã như sau:

Đối với sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi, thời điểm bàn giao phù hợp với thời điểm chấm dứt hoạt động của UBND cấp huyện, thời điểm sáp nhập, thành lập các đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh mới theo chỉ đạo, hướng dẫn của Quốc hội, Chính phủ và Bộ Nội vụ.

Đối với cấp xã

*) Về trách nhiệm giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi

Đơn vị hành chính cấp xã mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp cáchồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do các đơn vị hành chính cấp xã trước đây tiếpnhận, chưa giải quyết xong; tiếp nhận giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện xử lý màđến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sauđó phát sinh vấn đề liên quan theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh.

*) Đối với nhiệm vụ trong lĩnh vực nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện quy định tại khoản 2 Điều 49 Luật Nuôi con nuôi

Đối với nhiệm vụ trong lĩnh vực nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện quy định tại khoản 2 Điều 49 Luật Nuôi con nuôi (giải quyết các việc hộ tịch liên quan đến nuôi con nuôi; báo cáo UBND tỉnh về tình hình giải quyết việc nuôi con nuôi và thực hiện pháp luật về nuôi con nuôi tại địa phương…) thì chuyển UBND cấp xã thực hiện.

*) Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi

Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã (thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng không thay đổi tên gọi): Cấp xã cũ cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký.

Ví dụ: 02 xã là xã A, xã B, sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã là xã C để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng vẫn giữ tên gọi là xã C, thì xã A và xã B cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới là xã C tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký.

- Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới, có tên gọi mới: Các đơn vị cấp xã được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi tại đơn vị mới sẽ mở Sổ đăng ký mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.

*) Về việc xác minh tình trạng hôn nhân:

Trường hợp nhận được đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.

*) Thời điểm bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi giữa các xã như sau:

Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi, thời điểm bàngiao phù hợp với thời điểm chấm dứt hoạt động của UBND cấp huyện, thời điểm sáp nhập, thành lập các đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh mới theo chỉ đạo, hướng dẫn của Quốc hội, Chính phủ và Bộ Nội vụ.

* Lưu ý:

Việc bàn giao, nhận bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải được lập Biên bản bàn giao, có Danh mục thống kê chi tiết để lưu trữ tại cơ quan nhận bàn giao, nêu rõ trách nhiệm quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng; báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để quản lý, tổng hợp và công khai thông tin để người dân biết, liên hệ với cơ quan quản lý Sổ thực hiện thủ tục hành chính khi có nhu cầu.

Việc sắp xếp, kiện toàn cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch và bàn giao, nhận bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải bảo đảm đúng thời hạn theo quy định pháp luật, không làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến yêu cầu phục vụ người dân../.