HƯỚNG DẪN CÁCH GHI CHÉP, SỬ DỤNG MẪU SỔ, GIẤY TỜ

VỀ NUÔI CON NUÔI TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

 Việc sử dụng đúng biểu mẫu về sổ, giấy tờ nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hành là một trong các điều kiện đảm bảo tính pháp lý của việc nuôi con nuôi đã đăng ký. Hiện nay, các mẫu Sổ, biểu mẫu giấy tờ về nuôi con nuôi trong nước sử dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định tại Thông tư số 10/2020/TT-BTP ngày 28/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn việc ghi chép, sử dụng, quản lý và lưu trữ sổ, mẫu giấy tờ, hồ sơ nuôi con nuôi được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 07/2023/TT-BTP ngày 29/9/2023 và Thông tư số 10/2025/TT-BTP ngày 20/6/2025 của Bộ Trưởng Bộ Tư pháp, gồm: (1) Sổ đăng ký nuôi con nuôi (Phụ lục I). (02) gồm 06 mẫu giấy tờ dùng cho việc đăng ký nuôi con nuôi trong nước (Phụ lục II): Đơn đăng ký nhu cầu nhận trẻ em làm con nuôi; Văn bản xác nhận hoàn cảnh gia đình, tình trạng chỗ ở, điều kiện kinh tế của người nhận con nuôi; Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước (Bản chính- có nội dung); Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước (Bản chính- phôi, không có nội dung); Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước (bản sao); báo cáo tình hình phát triển của con nuôi trong nước. (3) gồm 07 mẫu giấy tờ nuôi con nuôi trong nước (dung chung cho việc đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài, tại Phục lục IV): Đơn xin nhận nuôi con nuôi; Văn bản thông báo về việc không tìm được gia đình thay thế trong nước cho trẻ em; Văn bản lấy ý kiến đồng ý của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ về việc cho trẻ em làm con nuôi; Văn bản lấy ý kiến của người từ đủ 09 tuổi trở lên về việc đồng ý làm con nuôi; Văn bản thể hiện ý kiến đồng ý của Giám đốc cơ sở nuôi dưỡng về việc cho trẻ em làm con nuôi; Biên bản giao nhận con nuôi; Tờ khai đăng ký lại việc nuôi con nuôi. (4) và 01 Bản điện tử Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước (Phụ lục V). Yêu cầu đối với việc ghi và cách ghi Sổ đăng ký nuôi con nuôi như sau:

- Công chức cấp xã là người thực hiện thủ tục đăng ký nuôi con nuôi phải trực tiếp ghi vào Sổ; nội dung ghi phải chính xác theo đúng hồ sơ đăng ký nuôi; không tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong sổ; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, viết bằng loại mực tốt, cùng một màu mực, không dùng mực đỏ, không để trống nội dung (trừ nội dung chưa xác định thì được để trống, nhưng không được gạch bỏ, ví dụ dân tộc, quê quán của con nuôi là trẻ bị bỏ rơi); công chức cần đánh dấu vào các ô phù hợp tại cột bên phải tương ứng với phần ghi về người nhận con nuôi, con nuôi và người giao con nuôi.

- Phần họ tên của cha, mẹ nuôi, con nuôi và người giao con nuôi phải ghi bằng chữ in hoa. Mục nơi sinh của con nuôi được ghi đầy đủ theo giấy khai sinh. Đối với nơi cư trú được ghi như sau: (i) Đối với cha mẹ nuôi ghi theo địa chỉ thường trú, ghi đủ 02 cấp hành chính, trường hợp cha dượng, mẹ kết nhận con riêng của vợ, chồng hoặc cô, cậu, dì, chú, bác ruột nhận cháu làm con nuôi nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; (ii) nơi cư trú của con nuôi ghi theo địa chỉ thường trú, ghi đủ 02 cấp hành chính, trường hợp không có nơi thường trú thì ghi nơi tạm trú, trường hợp không có nơi thường trú và tạm trú thì ghi theo địa chỉ nơi đang thực tế sinh sống.

Đối với Sổ đăng ký nuôi con nuôi: Sổ được sử dụng để ghi thông tin về việc đăng ký nuôi con nuôi; đăng ký lại việc nuôi con nuôi; chấm dứt việc nuôi con nuôi theo quyết định của tòa án nhân dân có thẩm quyền; việc nuôi con nuôi được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và những thông tin thay đổi, cải chính sau này. Mục quyển sổ ghi số thứ tự của Sổ đăng ký nuôi con nuôi trong năm, trường hợp hết sổ mà chưa hết năm thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi số thứ tự tiếp theo; Mục ngày mở sổ ghi ngày đăng ký sự kiện nuôi con nuôi đầu tiên của sổ (không đương nhiên là ngày 01/01 của năm nếu đó không phải là ngày có sự kiện nuôi con nuôi được đăng ký); Mục ngày khóa ghi ngày đăng ký sự kiện nuôi con nuôi cuối cùng của sổ (đối với trường hợp chưa hết năm mà đã hết sổ để chuyển sang sổ khác) hoặc ngày khóa sổ là ngày 31/12 của năm (đối với trường hợp chưa hết sổ mà đã hết năm). Đối với trường hợp ghi vào sổ việc nuôi con nuôi đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và đăng ký lại việc nuôi con nuôi, công chức cấp xã ghi đầy đủ thông tin về người nhận con nuôi (cha, mẹ nuôi), con nuôi và đánh dấu vào ô tương ứng tại mục “ghi chú”; những nội dung liên quan đến người giao con nuôi, chữ ký của người giao con nuôi và người nhận con nuôi trong sổ được bỏ trống.

Số đăng ký là số thứ tự ghi vào Sổ và năm đăng ký (ví dụ số 01/2026); Số đăng ký trong sổ phải được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm, không được bỏ trống, không được để trùng số; nếu hết sổ mà chưa hết năm thì sử dụng sang quyển số khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được lấy lại từ số 01 (ví dụ, quyển 01/2025 đăng ký từ số 01 đến số 100/2025 mà chưa hết năm và chuyển sang quyển số 02/2025 thì số đăng ký tiếp theo là số 101/2025). Yêu cầu phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối ngay tại thời điểm mở sổ; ngày tháng năm đăng ký là ngày tháng năm ghi vào sổ; hết năm đăng ký (ngày 31/12) phải thực hiện khóa sổ vào trang liền kề với trang đăng ký cuối cùng của năm đăng ký, thống kê tổng số sổ đã sử dụng, tổng số trường hợp nuôi con nuôi đã đăng ký trong năm, các trường hợp có sửa chữa do ghi chép sai sót, số trang bị bỏ trống (nếu có); ký, ghi rõ họ, tên, chữ đệm, chức danh; có xác nhận của thủ trưởng UBND cấp xã. Người thực hiện là người làm công tác đăng ký nuôi con nuôi.

- Về sửa chữa sai sót khi ghi Sổ đăng ký nuôi con nuôi và Giấy chứng nhận nuôi con nuôi: Trong quá trình đăng ký nuôi con nuôi, nếu có sai sót trên giấy tờ nuôi con nuôi thì công chức đăng ký nuôi con nuôi ký phải hủy bỏ giấy tờ đó và ghi giấy tờ mới, không cấp cho người dân giấy tờ nuôi con nuôi đã bị sửa chữa. Trong quá trình đăng ký nuôi con nuôi nếu có sai sót trong việc ghi nội dung vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi, công chức cấp xã phải gạch ngang phần sai sót, ghi sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xóa. Trường hợp có sai sót bỏ trống trang Sổ thì công chức đăng ký nuôi con nuôi ký phải gạch chéo trang bỏ trống đó. Cột ghi chú của Sổ phải ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa; công chức đăng ký nuôi con nuôi ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, báo cáo Thủ trưởng cơ quan về việc sửa sai sót, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót. Công chức làm công tác nuôi con nuôi không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Giấy tờ nuôi con nuôi và Sổ đăng ký nuôi con nuôi. Lưu ý, khi quá trình đăng ký nuôi con nuôi đã kết thúc mà sau đó mới phát hiện có sai sót thông tin trong Sổ hoặc giấy tờ nuôi con nuôi do lỗi của người đi đăng ký nuôi con nuôi hoặc của UBND cấp xã đăng ký nuôi con nuôi thì thực hiện cải chính. Thủ tục cải chính được thực hiện theo quy định pháp luật về cải chính hộ tịch, mà không được phép sửa chữa sai sót.

- Đối với mẫu Biên bản giao nhận con nuôi sử dụng tại UBND cấp xã: Đối với thông tin về người nhận, người giao con nuôi, nếu người nhận con nuôi hoặc người giao con nuôi là vợ hoặc chồng được ủy quyền của người kia để có mặt tại lễ giao nhận con nuôi theo quy định pháp luật thì chỉ ghi thông tin của người có mặt tại lễ giao nhận con nuôi. Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi chưa được đưa vào cơ sở nuôi dưỡng thì người giao con nuôi là đại diện UBND cấp xã nơi đăng ký việc nuôi con nuôi. Lưu ý, trường hợp trẻ em bị bỏ rơi được giao cho cá nhân tạm thời nuôi dưỡng thì bên giao con nuôi không phải là người đang tạm thời, nuôi dưỡng mà là đại diện UBND cấp xã nơi đăng ký việc nuôi con nuôi (chính là nơi UBND cấp xã lập biên bản phát hiện trẻ em bị bỏ rơi).

- Về lưu trữ, quản lý Sổ, hồ sơ nuôi con nuôi: Sổ đăng ký nuôi con nuôi do cơ quan đăng ký nuôi con nuôi giữ gìn, bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn để sử dụng, phục vụ nhu cầu của người dân, hoạt động quản lý nhà nước. Hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi tại UBND cấp xã được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ, có thể được lưu trữ điện tử tạo lập từ việc số hóa. UBND cấp xã có trách lưu trữ, bảo quan, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ nuôi con nuôi theo đúng quy định pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

                                            Nguyễn Thị Mai Phương-  Phòng Hành chính tư pháp