1. Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
Để góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, nhà nước đã xây dựng các quy định pháp lý về việc thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nghị định số 75/2000/NĐCP có các quy định cụ thể về chứng thực hợp đồng, giao dịch ra đời, tạo nên hành lang pháp lý cho việc thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đến năm 2006, sau khi Quốc hội thông qua Luật Công chứng và ngày 18/5/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì có thể nói, hoạt động công chứng và chứng thực đã có sự tách bạch, phân biệt tương đối rõ ràng, phù hợp với bản chất của từng hoạt động.
Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch; việc chứng thực bản sao, chữ ký do UBND thực hiện. Theo quy định của Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có nhiệm vụ “chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, UBND cấp huyện, cấp xã được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký.
Việc quy định thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã đã thực sự đưa cơ quan chứng thực đến gần dân, tạo thuận lợi hơn cho người dân. Để hướng tới mục đích xây dựng, phát triển và xã hội hóa hoạt động công chứng theo hướng chuyên nghiệp, từng bước đưa hoạt động này trở thành nhu cầu thường xuyên, thiết yếu của người dân khi giao kết hợp đồng, giao dịch, trên cơ sở Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 88/2009/NĐ-CP về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã quyết định việc chuyển giao công tác chứng nhận hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng. Tính đến ngày 15/12/2010, công tác chuyển giao đã được 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định thực hiện. Tuy nhiên, phạm vi chuyển giao tại các tỉnh cũng có sự khác nhau. Điều này xuất phát từ đặc thù của từng địa phương liên quan đến công tác chứng thực, điều kiện địa lý, kinh tế- xã hội…
Do đó, việc xã hội hóa hoạt động công chứng được từng bước thực hiện cho phù hợp với tình hình thực tiễn. Thực tế đã cho thấy, do việc triển khai thực hiện chủ trương xã hội hoá công chứng không đồng đều tại các địa phương, nên đã phát sinh tình trạng “phát triển nóng” của tổ chức hành nghề công chứng. Đó là hiện tượng có quá nhiều tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và hoạt động trên một địa bàn hoặc có nhiều tổ chức hành nghề công chứng tập trung tại các thành phố lớn, thành phố trực thuộc tỉnh như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Ngược lại, có những địa bàn như khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa, vùng kinh tế khó khăn, kém phát triển (như Cao Bằng, Bắc Kạn, Lạng Sơn…), việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng lại khá chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu của người dân. Tại các địa bàn mà tổ chức hành nghề công chứng không phát triển, người dân gặp khó khăn trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ra đời nhằm khắc phục bất cập, phục vụ yêu cầu của người dân, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền cho Phòng Tư pháp và UBND cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch từ ngày 10/4/2015.
1.1. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được chia thành nhiều loại, theo đó thẩm quyền của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã cũng được phân biệt khác nhau. Cụ thể:
- Thẩm quyền của Phòng Tư pháp:
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. Tại Phòng Tư pháp, Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực, ký và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
- Thẩm quyền của UBND cấp xã:
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
+ Chứng thực di chúc;
+ Chứng thực văn bản từ chối di sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản mà di sản là động sản, đất đai, nhà ở. Tại UBND cấp xã, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực, ký và đóng dấu UBND cấp xã.
Việc quy định về thẩm quyền rất rõ như vậy nhưng trên thực tế vẫn xảy ra một số trường hợp Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực đối với những trường hợp đối tượng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Do việc thực hiện sai thẩm quyền này nên dẫn đến tình trạng người dân gặp phải phiền phức, phải tiến hành lại thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại UBND cấp xã.
Ví dụ: Phòng Tư pháp huyệnN thực hiện chứng thực hợp đồng chuyển nhượng mảnh đất tại xã B cho ông Nguyễn Văn Phát và bà Lê Thị Lan, cư trú tại xã C, sau đó phát sinh tình trạng tranh chấp nhà ở, khi xem xét lại hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất thì văn bản này không có giá trị pháp lý vì việc chứng thực không được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành; lẽ ra chứng thực hợp đồng chuyển nhượng liên quan đến đất đai thì thẩm quyền thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã nơi có đất là xã B. Với việc áp dụng không đúng quy định về thẩm quyền chứng thực sẽ dẫn đến nhiều tranh chấp phát sinh cần giải quyết.
Lưu ý: Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực (Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 2018, ông đến ở nhà con trai tại xã N, tỉnh Long An. Do sức khỏe càng ngày càng yếu, ông có nguyện vọng lập di chúc để lại tài sản cho các con. Ông A có thể đến UBND xã N, tỉnh Long An để yêu cầu chứng thực di chúc theo đúng quy định của pháp luật.
1.2. Ưu điểm của quy định hiện hành về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Từ những phân tích nêu trên, có thể thấy, so với các văn bản pháp luật trước đây thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có một số cải cách nhằm tạo thuận lợi cho người dân. Trước đây, theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, việc định giá tài sản thường gặp khó khăn, chủ yếu phụ thuộc vào việc khai nhận của người mua, bán tài sản nên trong nhiều trường hợp không bảo đảm chính xác.
Bên cạnh đó, có nhiều giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, giao dịch đơn giản, người tham gia giao dịch có nhân thân rõ ràng, tần suất thực hiện giao dịch cao (như việc mua bán ti vi, điện thoại hoặc đồ gia dụng), nếu yêu cầu người dân vẫn phải đến tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện để yêu cầu chứng thực đối với các hợp đồng, giao dịch như vậy, dẫn đến vừa gây phiền hà, tốn kém cho người tham gia giao dịch (tăng chi phí, thời gian đi lại), vừa không phù hợp với thực tế và tính chất của giao dịch. Vì vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định theo hướng phân cấp thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản cho Phòng Tư pháp (không quy định về hạn mức/giá trị của tài sản), đồng thời, mở rộng thẩm quyền này cho UBND cấp xã. Do đó, theo quy định của pháp luật về chứng thực hiện nay thì cả Phòng Tư pháp và UBND cấp xã cùng có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản như nhau, không bị giới hạn về giá trị tài sản. Quy định như vậy bảo đảm phù hợp với yêu cầu thực tiễn, đáp ứng được nhu cầu của nhân dân, khắc phục được sự phiền hà, đỡ chi phí tốn kém cho người tham gia giao dịch.
- Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực một số loại hợp đồng, giao dịch, Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn của UBND cấp huyện có trách nhiệm giúp UBND cấp huyện thực hiện nhiệm vụ này. Do đó, sau khi thụ lý hồ sơ, kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Tư pháp phải xin chữ ký, lấy dấu của UBND cấp huyện. Như vậy, quy định thẩm quyền thuộc UBND cấp huyện chỉ mang tính hình thức (vì về thực chất Phòng Tư pháp mới là cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch), do đó, quy định này vừa tạo áp lực công việc cho lãnh đạo UBND cấp huyện, vừa làm kéo dài thời gian thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Để khắc phục hạn chế này, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã phân cấp thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch cho Phòng Tư pháp. Theo đó, Trưởng/Phó trưởng phòng tư pháp sẽ ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp (không cần phải lấy dấu của UBND cấp huyện như quy định trước đây). Quy định này không chỉ tạo sự chủ động, linh hoạt cho Phòng Tư pháp, mà còn rút ngắn thời gian thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch so với trước đây.
2. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực, của cơ quan 171 thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch thể hiện trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trách nhiệm của các bên được pháp luật quy định rõ ràng nhằm bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng, bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có giá trị trên thực tiễn, hạn chế những rủi ro khi tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.
2.1. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch
* Quyền của người yêu cầu chứng thực: Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch ở bất cứ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất trừ trường hợp việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở quy định tại khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất phải được thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có đất và hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở phải được thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có nhà ở. Đây là một trong những quyền dân sự của người dân. Pháp luật về chứng thực cũng như pháp luật khác liên quan có những quy định cụ thể nhằm bảo đảm cho người dân có thể thực hiện quyền của mình.
* Nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực:
+ Nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
+ Chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch.
+ Thực hiện đúng các yêu cầu khác liên quan đến trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật về chứng thực. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có mảnh đất được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại xã T. Nay ông A có nguyện vọng làm thủ tục chuyển nhượng cho ông Trần Văn C thì ông A sẽ nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng đất tại UBND xã T.
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất như: dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng; giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.
Khi nộp các giấy tờ nêu trên thì người yêu cầu chứng thực cần xuất trình bản chính để đối chiếu. Những người có liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng đất đều phải tham gia ký kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc ủy quyền bằng văn bản. Pháp luật về đất đai, dân sự và chứng thực đều có những chế định cụ thể để bảo đảm cho người dân, cơ quan có thẩm quyền liên quan thực hiện những quyền, nghĩa vụ của mình.
2.2. Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
Người thực hiện chứng thực tại Phòng Tư pháp, UBND cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch luôn gắn liền quyền và nghĩa vụ cụ thể của từng loại hợp đồng, giao dịch. Trong quá trình thực hiện phải tuyệt đối bảo đảm các yêu cầu sau:
- Trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của mình.
- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
Quy định này mang tính nguyên tắc nhằm bảo đảm tính khách quan, minh bạch trong quá trình thực hiện chứng thực, hạn chế tối đa tình trạng vi phạm pháp luật do nhu cầu, lợi ích của cá nhân và những người thân thích, họ hàng.
- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực thì người thực hiện chứng thực phải giải thích lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với các giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Xuất phát từ tính chất quan trọng và đa dạng, phức tạp của hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực ngoài việc chịu trách nhiệm về mặt hình thức của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đó, còn phải nắm bắt cụ thể, chính xác các quy định pháp luật chuyên ngành nhằm bảo đảm hợp đồng đó được thực hiện đúng quy định của pháp luật có liên quan.
Bản thân người thực hiện chứng thực có nắm bắt được kiến thức chuyên ngành thì mới bảo đảm được quy định về việc từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội. Trường hợp từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch thì người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Để bảo vệ quyền lợi cho người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, cơ quan thực hiện chứng thực cần lưu ý khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch..., thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Ví dụ: Trường hợp liên quan đến pháp luật về dân sự, người thực hiện chứng thực cũng cần phải nắm được pháp luật về dân sự khi thực hiện thủ tục chứng thực.
Cụ thể, theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm các loại giấy tờ: dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực, bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó. Theo đó, khi thực hiện hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực cần kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực để bảo đảm đầy đủ, thống nhất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi chủ sở hữu là “hộ ông, bà” nhưng trong hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất lại ghi “ông, bà” là không thống nhất, không bảo đảm đúng quy định của pháp luật thì cơ quan chứng thực không thực hiện chứng thực hợp đồng đó.
3. Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
3.1. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch
Để tạo điều kiện cho người dân khi tham gia các giao dịch trong cuộc sống thực tiễn, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định các thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch theo nguyên tắc đơn giản hóa thủ tục hành chính. Cụ thể, hồ sơ bao gồm:
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
- Bản sao Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Trường hợp người lập di chúc đang ở trong tình trạng bị cái chết đe dọa thì cơ quan thực hiện chứng thực xem xét hồ sơ và không yêu cầu họ xuất trình loại giấy tờ này. Đối với loại giấy tờ như Giấy chứng minh nhân dân và Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế, do quy định không yêu cầu bản sao có chứng thực do vậy để bảo đảm tính chính xác của các loại giấy tờ này thì người yêu cầu chứng thực cần phải xuất trình bản chính để cơ quan chứng thực đối chiếu. Đồng thời, để bảo vệ quyền lợi của người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch cần có đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Ví dụ thứ nhất: Khi yêu cầu chứng thực văn bản phân chia di sản thừa kế thì ngoài các giấy tờ quy định trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, hồ sơ cần có đủ các giấy chứng minh quan hệ thừa kế theo quy định của Bộ luật dân sự; khi yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất, ngoài các giấy tờ quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của hai bên tham gia hợp đồng chuyển nhượng theo quy định của Luật đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành…
Ví dụ thứ hai: Về điều kiện để được chứng thực hợp đồng chuyển nhượng và hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất trồng lúa, theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp 1 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực gồm dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó. Đồng thời, căn cứ vào khoản 30 Điều 3 Luật Đất đai năm 2013 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số 01/2017/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Đất đai, khi thực hiện thủ tục giao đất, 176 đăng ký nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, bồi thường, hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất, UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm xác nhận hộ gia đình, cá nhân có thu nhập ổn định từ sản xuất nông nghiệp.
Do vậy, để đảm bảo sự chặt chẽ về thủ tục chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất trồng lúa, người nhận chuyển nhượng hoặc nhận tặng cho cần xuất trình văn bản xác nhận của UBND xã là mình thuộc đối tượng trực tiếp sản xuất nông nghiệp có nguồn thu nhập ổn định từ sản xuất nông nghiệp.
3.2. Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
Chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Xem xét và tiếp nhận hồ sơ
- Sau khi người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực, hai bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ hành vi của mình, không bị ép buộc hay chịu bất kỳ một áp lực nào từ người khác thì thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ.
- Cơ quan có thẩm quyền chứng thực khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể dài hạn hơn thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn D và ông Trần Văn P đến UBND xã H nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với diện tích 1.500m2 thuộc xã H, công chức tư pháp – hộ tịch xã là bà Trần Thị M cần kiểm tra thành phần hồ sơ, bao gồm bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu, bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của ông Nguyễn Văn D, giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của ông Nguyễn Văn D và ông Trần Văn P, đối chiếu với bản chính.
Tiếp đó, công chức tư pháp – hộ tịch cần kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ và mảnh đất mà hai bên yêu cầu ký kết hợp đồng chuyển nhượng, nếu bảo đảm về mặt pháp lý thì tiếp tục thực hiện chứng thực. Công chức tư pháp – hộ tịch cần xem kỹ nội dung trong dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Nếu các điều khoản trong hợp đồng bảo đảm đúng quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan thì tiếp nhận, nếu nội dung chưa bảo đảm thì cần yêu cầu người dân chỉnh sửa lại nội dung hợp đồng cho phù hợp.
Bước 2: Các bên tham gia thực hiện ký kết hợp đồng, giao dịch
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ thì phải có 02 người làm chứng. Người làm chứng phải đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Quy định này được hiểu là một người thuộc một trong các trường hợp: không đọc được (1), không nghe được (2), không ký hoặc không điểm chỉ được (3) thì khi yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch cần có người làm chứng để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của họ. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Ví dụ: Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với một bên chuyển nhượng là ông Lê Văn A, bà Võ Thị B và bên nhận chuyển nhượng là ông Trần Văn C, được UBND xã N chứng thực ngày 08/3/2016 đối với 525m2 đất. Ông Lê Văn A, bà Võ Thị B là người không biết chữ (không đọc được), chỉ điểm chỉ vào hợp đồng, có 02 người làm chứng nhưng UBND xã vẫn tiến hành chứng thực. Việc chứng thực của UBND xã nêu trên là không đảm bảo đúng trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, không tuân thủ theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
- Trường hợp có người phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
Bước 3: Ghi lời chứng Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực;
Bước 4: Lấy số chứng thực và ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Bước 5: Thu lệ phí, trả kết quả cho các bên tham gia ký kết hợp đồng.
Bước 6: Lưu trữ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực. Hồ sơ lưu trữ bao gồm hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực và các giấy tờ có liên quan kèm theo hồ sơ.
Lưu ý: Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt (Điều 11 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
4. Địa điểm chứng thực hợp đồng, giao dịch
Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực, trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A và ông Trần Văn C yêu cầu chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở. Tuy nhiên, do ông Nguyễn Văn A đã hơn 90 tuổi, già yếu, không thể đi lại được nên đề nghị cơ quan chứng thực thực hiện chứng thực hợp đồng tại nhà riêng của ông A. Sau khi xem xét lý do của người yêu cầu chứng thực thì cán bộ tư pháp - hộ tịch đã đến thực hiện chứng thực hợp đồng giao dịch cho ông A và ông C tại nhà của ông A.
Trong quá trình thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ghi rõ địa chỉ nơi thực hiện chứng thực, thời gian cụ thể khi thực hiện chứng thực. Tại trụ sở chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm:
- Bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần;
- Phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thời gian, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Niêm yết bảng phí, chi phí chứng thực.
5. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Ví dụ: Ngày 20/8/2017, hộ gia đình bà Nguyễn Thị H gồm 8 người đến UBND xã A để chứng thực hợp đồng liên quan về nhà ở cho bà Trần Thị K. Do phải xem xét nhiều hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến đất ở, nhà ở và người bán, chuyển nhượng, do vậy, cơ quan chứng thực đã thỏa thuận bằng văn bản với hộ gia đình bà Nguyễn Thị H sẽ chứng thực sau 03 ngày là ngày 23/8/2017. Điều này được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
6. Lời chứng của chứng thực hợp đồng, giao dịch
Theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, lời chứng là nội dung bắt buộc của văn bản chứng thực. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
Có 5 mẫu lời chứng cụ thể cho 5 loại việc chứng thực hợp đồng, giao dịch nêu trên. Trong quá trình thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực cần tuân thủ nghiêm túc về việc ghi mẫu lời chứng theo loại hợp đồng, giao dịch phù hợp.
7. Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch
Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch dùng để theo dõi, quản lý việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
- Đối với cơ quan chứng thực sử dụng Sổ chứng thực viết tay: Một số yêu cầu đối với việc sử dụng Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch:
+ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống;
+ Phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm;
+ Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
- Đối với cơ quan chứng thực sử dụng Sổ chứng thực ứng dụng công nghệ thông tin: Trong trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:
+ Phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
+ Định kỳ hàng tháng, cơ quan thực hiện chứng thực in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành một Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch;
+ Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ thực hiện theo đúng quy định.
8. Số chứng thực hợp đồng, giao dịch
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì số chứng thực được quy định cụ thể như sau:
- Số chứng thực hợp đồng, giao dịch là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, kèm theo quyển số, năm thực hiện hiện chứng thực và ký hiệu việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Số chứng thực phải được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi lại số 01. Trên thực tế, một số cơ quan chứng thực đã thực hiện việc lấy số từ số 01 đến hết sổ, khi chuyển sang sổ khác lại lấy số 01 cho đến hết sổ chứ không lấy số liên tiếp cho đến hết năm. Tình trạng này gây nhầm lẫn, chồng chéo, khó khăn trong quá trình quản lý hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch, vi phạm nguyên tắc cơ bản trong thực hiện lấy số chứng thực.
Ví dụ: Tại UBND xã A, ngày 02/02/2017, ông B – công chức tư pháp - hộ tịch đã chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn 186 Văn H và bà Nguyễn Thị C; lấy số hợp đồng là 58/2017/HĐ-GD. Tuy nhiên, ngày 15/8/2017, công chức tư pháp – hộ tịch lại tiếp tục lấy số chứng thực hợp đồng này cho việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản cho bà Nguyễn Thị K và ông Trần Văn Q. Ngày 09/6/2018, do có tranh chấp giữa hai bên đã từng ký hợp đồng chuyển nhượng nêu trên là ông Nguyễn Văn H và bà Nguyễn Thị C, Sở Tài nguyên và môi trường đã tiến hành xác minh mới phát hiện ra hợp đồng giao dịch đó có cùng số chứng thực với một hợp đồng khác. Theo đó, cơ quan này đã yêu cầu hủy hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa ông Nguyễn Văn H và bà Nguyễn Thị C với lý do hợp đồng không được thực hiện đúng trình tự, thủ tục quy định. Vụ việc này đang được tiếp tục giải quyết. Như vậy, với việc thực hiện không đầy đủ quy trình, thủ tục khi thực hiện chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực đã đẩy người dân và cơ quan có thẩm quyền liên quan vào một vụ việc phức tạp, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân.
9. Giá trị pháp lý và hiệu lực của hợp đồng, giao dịch được chứng thực
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức và nội dung. Cụ thể:
- Chủ thể tham gia hợp đồng phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch được xác lập;
- Hoàn toàn tự nguyện;
- Mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm các quy định của luật, không trái đạo đức xã hội. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.
10. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch hoặc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
- Điều kiện để chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch hoặc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Thẩm quyền chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch hoặc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
+ Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.
+ Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.
11. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch
Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
- Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng 188 thực kiểm tra.
- Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch quy định được thực hiện theo quy định. Khi thực hiện cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc trường hợp quy định không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực cần phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
12. Lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
Lưu trữ là hoạt động không thể thiếu, nhằm lưu lại một cách cơ bản nội dung, kết quả công việc của các cơ quan, tổ chức. Nhờ việc lưu trữ tài liệu mà các cơ quan chức năng có thể tiến hành tra cứu khi cần thiết, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như phục vụ nhu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi cần thiết. Xuất phát từ tính quan trọng của hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định việc lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và lưu trữ hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Đối với Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực.
- Đối với hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch 189 Sau khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ, thời gian lưu trữ là 20 năm. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền của người yêu cầu chứng thực cũng như cơ quan thực hiện chứng thực. Việc vi phạm quy định về lưu trữ hợp đồng chứng thực sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy khó lường như các khiếu kiện liên quan đến hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thừa kế di sản, tặng cho quyền sử dụng đất ở, nhà ở…
Ví dụ: UBND xã H đã thực hiện chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế cho ông Phạm Văn P và ông Trần Văn K vào ngày 15/02/2017. Tuy nhiên, đến ngày 20/3/2018 thì xảy ra tranh chấp và có đơn khiếu kiện của bà Nguyễn Thị E liên quan đến quyền sở hữu tài sản gửi UBND xã H. Tuy nhiên, do công chức tư pháp sau khi thực hiện chứng thực đã không lưu hồ sơ nên không có cơ sở pháp lý để chứng minh việc thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch nêu trên là đúng quy định; gây phức tạp, khiếu kiện kéo dài.
13. Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch
Phí chứng thực được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật căn cứ vào cơ quan thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ được giao cho Phòng Tư pháp và UBND cấp xã. Do vậy, đối với Phòng Tư pháp và UBND cấp xã, việc thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TTBTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực. Cụ thể:
- Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch. Việc thu phí chứng thực căn cứ trên số chứng thực hợp đồng, giao dịch. Một hợp đồng giao dịch thu 50.000 đồng chứ không thu theo số bản của hợp đồng.
- Phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch là 30.000 đồng/ hợp đồng, giao dịch;
- Phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được 190 chứng thực là 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
Tương tự như phí chứng thực hợp đồng, giao dịch, phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch và phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực cũng được thu căn cứ vào số chứng thực hợp đồng chứ không thu theo số bản hợp đồng, giao dịch đã cấp cho người yêu cầu chứng thực.
Ví dụ: UBND xã P chứng thực hợp đồng, giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn Văn K và bà Trần Thị H, hợp đồng chuyển nhượng được lập thành 04 bản thì UBND chỉ thu 50.000 đồng chứ không căn cứ vào số bản hợp đồng để thu 50.000 đồng/1 bản. Ngoài ra, bên cạnh phí chứng thực thì còn có chi phí khác liên quan đến việc chứng thực hợp đồng giao dịch. Đó là trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.
Mức trần chi phí do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định trên cơ sở thực tế của địa phương.
Đồng Trung Dũng