Trong những năm qua xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác chứng thực trong đời sống xã hội, UBND tỉnh Phú Thọ đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác chứng thực trên địa bàn, Sở Tư pháp thường xuyên phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp, công chức Tư pháp – Hộ tịch nói chung và công tác chứng thực nói riêng. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng phẩm chất chính trị, đạo đức, kỹ năng nghề nghiệp; nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần phục vụ Nhân dân đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong công tác chứng thực. Qua đó, góp phần nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn để xử lý, giải quyết các quy định về chứng thực đảm bảo đúng quy định của pháp luật cho đội ngũ công chức làm công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch trực tiếp làm công tác chứng thực.

 Công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực được quan tâm thực hiện, triển khai có hiệu quả trên địa bàn tỉnh. Nội dung tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực được thực hiện trên cơ sở bám sát quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ văn bản trên địa bàn tỉnh; Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các quy định có liên quan đến hoạt động chứng thực như Bộ Luật Dân sự năm 2015, Luật Công chứng, Luật Nhà ở; Luật Đất đai. Với vai trò là thành viên Hội đồng phối hợp PBGDPL tỉnh, Sở Tư pháp đã phối hợp với Báo Phú Thọ, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh giới thiệu, tuyên truyền những nội dung cơ bản của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành bằng các hình thức phù hợp như: Tổ chức thực hiện các chuyên mục Pháp luật và Đời sống của Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, viết các tin, bài trên Báo Phú Thọ. Tổ chức hội nghị triển khai, tập huấn cho cán bộ chủ chốt các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, báo cáo viên pháp luật cấp tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, công chứng viên và nhân viên các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp huyện đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực.

Việc bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức để thực hiện công tác chứng thực được đặc biệt quan tâm, đảm bảo yêu cầu, tính đến thời điểm hiện tại, đội ngũ công chức tư pháp có mặt làm việc tại 13 phòng Tư pháp trên địa bàn tỉnh là 44 người, trong đó có: 39 công chức; 04 viên chức được tăng cường; 01 hợp đồng lao động.  Đối với cấp xã: với 225 xã phường có tổng số 437 công chức Tư pháp - Hộ tịch. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, hiện tỉnh có 14 tổ chức hành nghề công chứng, mỗi Phòng/Văn phòng công chứng bố trí từ 01 đến 02 chuyên viên phụ trách công tác chứng thực. Các cơ quan, tổ chức được bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện làm việc đáp ứng nhu cầu chứng thực của người dân trên địa bàn tỉnh. Theo thống kê kết quả công tác chứng thực từ tháng 4/2015 đến 30/4/2021 cho thấy, tại các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã đã thực hiện chứng thực 3.651.993 bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký 292.095 trường hợp; chứng thực chữ ký người dịch 10.444; chứng thực hợp đồng, giao dịch 195.625 trường hợp; tại các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện chứng thực 207.688 bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký 465.429 trường hợp.

Sở Tư pháp tổng hợp mẫu chữ ký của người có thẩm quyền chứng thực tại các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và đăng tải công khai trên Trang Thông tin điện tử của Sở Tư pháp để làm cơ sở đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền trong các văn bản, giấy tờ do người yêu cầu chứng thực cung cấp nhằm phát hiện kịp thời tình trạng giả mạo giấy tờ, chữ ký trong hoạt động chứng thực.

Từ năm 2015 đến nay, Sở Tư pháp đã tiến hành thanh tra, kiểm tra công tác chứng thực đối với 13/13 Phòng Tư pháp cấp huyện và 89 UBND cấp xã. Đồng thời, trong năm 2017, Sở Tư pháp phối hợp với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tiến hành khảo sát, kiểm tra, đánh giá công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Phú Thọ năm 2016 và Quý I năm 2017. Tại cấp huyện, hàng năm, UBND cấp huyện đã chỉ đạo Phòng Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm tra công tác hộ tịch, chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn. Trong 06 năm qua, UBND cấp huyện đã tổ chức kiểm tra việc triển khai thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP đối với  205/225 xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 91%. Qua công tác thanh tra, kiểm tra đã chỉ ra những hạn chế, sai sót yêu cầu UBND cấp huyện, cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng chấn chỉnh, khắc phục góp phần bảo đảm hoạt động chứng thực theo đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, an toàn cho các giao dịch của công dân và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh. 

Qua tổng kết đã kịp thời đánh giá thực trạng, những khó khăn, vướng mắc từ thực tiễn quản lý như: Công tác phối hợp, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực trong thời gian qua chưa được một số cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm thực hiện thường xuyên. Một số cơ quan, đơn vị còn gây khó khăn trong việc phối hợp thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch, dẫn đến còn chứng thực sai thẩm quyền, sai thủ tục, kéo dài thời gian chứng thực. Người dân còn nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực hợp đồng giao dịch: Công chứng và chứng thực là hai việc khác nhau, tuy nhiên, hiện nay người dân còn chưa hiểu rõ bản chất, đặc biệt là hệ quả pháp lý của công chứng và chứng thực nên chưa có ý thức về việc phải chịu trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Mặc dù Sở Tư pháp đã ban hành các văn bản hướng dẫn UBND cấp huyện khi tiến hành chứng thực hợp đồng giao dịch cần giải thích rõ cho người dân hiểu về sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực; đồng thời đối với trường hợp hợp đồng, giao dịch phức tạp, tiềm ẩn rủi ro cho các bên thì xem xét hướng dẫn cá nhân, tổ chức lựa chọn công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, song, tình trạng người dân yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã, cấp huyện vẫn còn phổ biến.

Trong thời gian tới, để công tác chứng chứng ngày càng có hiệu quả, cần sớm sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để khắc phục những khó khăn, vướng mắc, bất cấp trong công tác chứng thực; nghiên cứu xây dựng hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu chứng thực có kết nối đồng bộ với hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu của các tổ chức hành nghề công chứng nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch; tăng cường công tác chỉ đạo nghiệp vụ, kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng pháp luật về chứng thực; thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng tập huấn chuyên sâu nghiệp vụ về công tác chứng thực cho các địa phương./. 

Vương Huế