Thời gian qua, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Phú Thọ cơ bản đã đi vào nền nếp, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước tiếp tục được tăng cường và đạt được những kết quả tích cực, đáp ứng và đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân; góp phần tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước, giữ vững an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội địa phương. 

Tuy nhiên, qua công tác theo dõi và thanh tra, kiểm tra tại một số đơn vị, địa phương cho thấy công tác chứng thực chưa được quan tâm đúng mức, còn nhiều tồn tại, hạn chế, sai sót như: (1) Việc ghi chép, sử dụng, quản lý sổ chứng thực không đúng quy định; không thực hiện mở, khóa sổ chứng thực; không thực hiện đóng dấu giáp lai giữa các trang; không ghi họ tên, chức danh người ký chứng thực; (2) Việc thu, nộp, quản lý, sử dụng phí chứng thực và thù lao chứng thực chưa đúng quy định; (3) Thực hiện chứng thực không có đầy đủ thành phần hồ sơ; lưu thiếu thành phần hồ sơ chứng thực; sử dụng mẫu lời chứng, ghi số chứng thực không đúng quy định; không thực hiện lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ đã chứng thực; (4) Việc phân loại vụ việc chứng thực chưa đúng quy định, còn nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; còn tình trạng phân công công chức giúp UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ công tác chứng thực chưa đúng quy định (theo quy định tại Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP phải là công chức Tư pháp - Hộ tịch); (5) Việc triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia chưa thực sự mang lại hiệu quả, lượng giao dịch phát sinh không nhiều, hệ thống mạng lnternet tại UBND xã, phường, thị trấn chưa đồng bộ, hoạt động chậm, hay bị gián đoạn, không đảm bảo thời gian giải quyết hồ sơ; Cổng Dịch vụ công quốc gia thường xuyên bị lỗi kết nối dẫn đến mất nhiều thời gian để xử lý giải quyết TTHC; nhiều tính năng trên hệ thống phần mềm dịch vụ công còn chưa tương thích, chưa phù hợp với quy trình giải quyết chứng thực trên thực tế. Công tác tuyên truyền, phổ biến những tiện ích, hiệu quả, cách thức thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia chưa được thực hiện thường xuyên, cụ thể.

Để triển khai đồng bộ, hiệu quả và thống nhất các quy định của pháp luật về chứng thực trên địa bàn tỉnh, đồng thời chấn chỉnh, khắc phục và xử lý đối với những tồn tại, hạn chế, sai sót trong công tác chứng thực, Sở Tư pháp tỉnh Phú Thọ đã ban hành Văn bản về việc tăng cường chỉ đạo, quản lý, chấn chỉnh công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh. Theo đó, Sở Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt một số nội dung sau:

 1. Tiếp tục phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn thi hành và các quy định của pháp luật có liên quan. Đẩy mạnh việc thực hiện dịch vụ cấp bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ.

2. Chỉ đạo Phòng Tư pháp thực hiện tốt chức năng tham mưu Ủy ban nhân cấp huyện trong quản lý nhà nước về chứng thực; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực đối với Ủy ban nhân dân cấp xã nhằm phát hiện các tồn tại, hạn chế, vi phạm để kịp thời chấn chỉnh, xử lý nghiêm đối với các hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về chứng thực. Kịp thời thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ chứng thực cấp trái quy định.

3. Thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết việc chứng thực; thực hiện lưu trữ sổ, hồ sơ giấy tờ, văn bản chứng thực theo đúng quy định. Tiếp tục quán triệt, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc mục 6 Văn bản số 729/STP-BT&HCTP ngày 08/9/2021 của Sở Tư pháp về việc tăng cường thực hiện một số quy định đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực. Kịp thời báo cáo xin ý kiến chỉ đạo giải quyết đối với những khó khăn, vướng mắc trong công tác chứng thực.

4. Thường xuyên thực hiện rà soát, niêm yết công khai các thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố; kịp thời đề xuất sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ những thủ tục hành chính không còn phù hợp.

5. Tiếp tục quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc;tăng cường tổ chức các lớp bòi dưỡng, tấp huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ lãnh đạo, công chức làm công tác chứng thực; thực hiện sắp xếp, bố trí công chức Tư pháp – Hộ tịch đảm bảo đủ trình độ, năng lực; chỉ đạo thực hiện phân công công chức giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ công tác chứng thực theo đúng quy định tại Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP./.

Ngọc Bích