KHÓ KHĂN, VƯỚNG MẮC VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ THỌ KHI TRIỂN KHAI THỰC HIỆN MÔ HÌNH CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG 02 CẤP
Thực hiện Nghị quyết số 202/2025/NQ-QH15 ngày 12/6/2025 của Quốc hội khóa 15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, Nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15 ngày 14/4/2025 của Ủy ban thường vụ Quốc hội khóa 15 về sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, Nghị quyết số 1676/NQ-UBTVQH15 ngày 16/6/2025 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa 15 về sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của tỉnh Phú Thọ năm 2025; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ và Bộ Tư pháp về thực hiện nhiệm vụ công tác Tư pháp khi tổ chức mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, trong đó có công tác hộ tịch. Xét về vị trí vai trò, công tác hộ tịch, đặc biệt là hộ tịch ở cấp xã có vị trí đặc biệt quan trọng trong quản lý nhà nước về dân cư, là khâu trực tiếp ghi nhận, xác lập và bảo đảm giá trị pháp lý của các sự kiện hộ tịch cơ bản của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết. Trong bối cảnh tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 02 cấp, vai trò của công tác hộ tịch cấp xã càng được khẳng định khi cấp xã trở thành cấp chính quyền gần dân nhất, trực tiếp giải quyết số lượng lớn thủ tục hành chính hộ tịch cho người dân trên địa bàn.
Theo Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương được điều chỉnh cho phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 02 cấp gồm Ủy ban nhân dân tỉnh (Sở Tư pháp giúp việc cho UBND tỉnh) và Ủy ban nhân dân cấp xã. Nhằm đảm bảo việc chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh, đặc biệt tại Ủy ban nhân dân xã, phường được kịp thời, liên tục và thông suốt ngay sau khi mô hình chính quyền địa phương 02 cấp đi vào hoạt động từ ngày 01/7/2025, Sở Tư pháp chủ động tham mưu, hướng dẫn, triển khai thực hiện đồng bộ quy định, hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch đến 148/148 xã, phường trên địa bàn tỉnh. Trong đó có Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử (phiên bản mới), đáp ứng yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của người dân và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy còn nhiều khó khăn, vướng mắc, nhất là giai đoạn mới tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp như:
Thứ nhất, việc phân cấp nhiều chức năng, nhiệm vụ mới về cho UBND cấp xã, trong đó có các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài trước đây thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, khối lượng công việc tăng cao nên trong thời gian đầu dễ phát sinh sai sót, hạn chế. Một số quy trình nghiệp vụ hộ tịch, nhất là các việc có yếu tố nước ngoài, thay đổi, cải chính hộ tịch phát sinh nhiều ở mọi nhóm đối tượng, trong đó nhóm người trên 14 tuổi đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân nên tính chất vụ việc phức tạp gia tăng dẫn đến tâm lý e ngại và lúng túng trong thực hiện.
Thứ hai, về đội ngũ công chức làm công tác tư pháp hộ tịch cấp xã có nhiều biến động, thuộc biên chế Văn phòng HĐND, UBND phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ; nhiều nơi số lượng còn ít, một số công chức chưa đáp ứng đúng tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định Luật Hộ tịch, chưa được bồi dưỡng, cấp chứng chỉ nghiệp vụ hộ tịch hoặc chưa từng làm công tác tư pháp hộ tịch. Trình độ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ năng xử lý tình huống pháp lý phức tạp chưa đồng đều nên có khó khăn, lúng túng trong tổ chức, triển khai.
Thứ ba, khi mới thực hiện Phần mềm một cửa điện tử và Phần mềm hộ tịch điện tử phiên bản mới để giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, tổ chức gặp nhiều khó khăn, hạn chế như: Xảy ra tình trạng nghẽn mạng, lỗi kỹ thuật, lỗi đồng bộ giữa Phần mềm hộ tịch với Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh, Dịch vụ công quốc gia, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác nên ảnh hưởng tới thời hạn, chất lượng giải quyết thủ tục hành chính. Số lượng vụ việc đề nghị Sở Tư pháp hủy, sửa sai sót dữ liệu hộ tịch điện tử của UBND xã, phường cao.
Thứ tư, về trình độ dân trí và Hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng không đồng đều giữa các xã, phường, đặc biệt là vùng sâu, vùng xa, có nhiều đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nên còn nhiều khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hộ tịch trực tuyến. Số lượng đầu mối cấp xã với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh nhiều vì không còn tổ chức cấp trung gian, là một khó khăn trong chỉ đạo, triển khai thực hiện.
Nhằm kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc nêu trên, đảm bảo việc triển khai thống nhất, hiệu quả công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp chủ động tham mưu, chỉ đạo, tổ chức triển khai thực các giải pháp phù hợp, cụ thể:
Thứ nhất, kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, triển khai thực hiện thống nhất công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh như: Văn bản 3579/UBND-NC3 ngày 09/5/2025 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ thuộc Lĩnh vực Tư pháp khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; Văn bản số 8639/UBND-NC ngày 07/11/2025 quán triệt sửa sai sót dữ liệu hộ tịch, hủy hồ sơ đăng ký hộ tịch. Đặc biệt là Quyết định số 1446/QĐ-UBND ngày 20/10/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Giám đốc Sở Tư pháp thực hiện một số nhiệm vụ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh trong việc quyết định thu hồi, hủy nội dung, giấy tờ hộ tịch do UBND cấp xã cấp trái quy định pháp luật; xóa, khôi phục dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm rút ngắn thời hạn giải quyết. Sở Tư pháp chủ động ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh.
Thứ hai, thực hiện thường xuyên việc hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho công chức cấp xã bằng các hình thức phù hợp như văn bản, điện thoại hoặc trực tiếp, qua zalo. Quyết định số 17/QĐ-STP ngày 11/7/2025 về thành lập Tổ hỗ trợ công tác hộ tịch, chứng thực khi triển khai thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp. Lập tổ hỗ trợ và 02 nhóm Zalo “Tư pháp xã, phường Phú Thọ” và “Hỏi- đáp vướng mắc về công tác Tư pháp cơ sở” để trực hỗ trợ, trả lời vướng mắc của các xã, phường. Kết quả, trung bình mỗi tháng Phòng hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ cho hơn 500 lượt đề nghị của công chức các xã, phường.
Thứ ba, thành lập Đoàn khảo sát để trực tiếp hỗ trợ hướng dẫn nghiệp vụ và thực hiện Phần mềm hộ tịch điện tử tại 06 xã, phường trên địa bàn tỉnh Phú Thọ, kết thúc khảo sát có báo cáo, đánh giá gửi đến Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn tỉnh cùng rút kinh nghiệm, thực hiện. Biên soạn 02 mẫu phiếu khảo sát cho đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức làm công tác tư pháp hộ tịch cấp xã và người dân trên địa bàn tỉnh để kịp thời đánh giá và có đề xuất phù hợp trong công tác quản lý nhà nước.
Thứ tư, kịp thời tổ chức tập huấn nghiệp vụ hộ tịch chuyên sâu cho gần 500 cán bộ, công chức làm công tác tư pháp hộ tịch cấp xã với 03 điểm tập huấn tại khu vực Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hòa Bình cũ (Bên cạnh đó là phối hợp với Bộ Tư pháp tổ chức 03 hội nghị trực tuyến tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, phần mềm tư pháp khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp). Công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về hộ tịch được thực hiện nghiêm túc với 02 tờ gấp Hướng dẫn quy trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến liên thông đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi; thủ tục đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hỗ trợ mai táng phí. Xây dựng 01 cuốn Sổ tay nghiệp vụ về đăng ký hộ tịch dành cho cán bộ, công chức làm công tác tư pháp cấp xã trên địa bàn tỉnh.
Thứ 5, thực hiện thường xuyên, hiệu quả công tác phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp xã liên quan đến thực hiện công tác hộ tịch, trong đó ngành Công an về cấp số định danh cá nhân; xây dựng, làm sạch dữ liệu cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Với sự chủ động, kịp thời trong chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện đồng bộ các giải pháp công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh từng bước đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người dân. Nhằm nâng cao hiệu quả công tác hộ tịch trong thời gian tiếp theo, Sở Tư pháp tiếp tục thực hiện đồng bộ các giải pháp, trong đó chú trọng tới công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện đúng quy định pháp luật; công tác tập huấn chuyên môn nghiệp vụ; đào tạo, bồi dưỡng, kiện toàn đội ngũ công chức làm công tác tư pháp, hộ tịch cấp xã đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện Luật Hộ tịch; tăng cường công tác phối hợp các ngành, các cấp trong đăng ký, quản lý hộ tịch đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và cải cách hành chính trong giải quyết thủ tục hành chính trên Dịch vụ công. Song song với đó là thực hiệu quả công tác kiểm tra để kịp thời nắm bắt thực tiễn, xử lý vi phạm và có giải pháp phù hợp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trong giai đoạn mới.
Mai Phương - Hành chính tư pháp