Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận hoặc ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân như đăng ký khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, đăng ký khai tử... từ đó tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận, bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, đồng thời có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của đất nước. Như vậy, hộ tịch là các việc nhân thân gắn với từng cá nhân và không chuyển giao cho người khác như họ, tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha, mẹ, con… nên công tác quản lý nhà nước về hộ tịch luôn được xác định là nội dung quan trọng của công tác quản lý nhà nước. Công tác hộ tịch luôn được Nhà nước trú trọng, tăng cường quản lý, từng bước hoàn thiện về thể chế, hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch, đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch không ngừng được củng cố, kiện toàn đảm bảo xác định đúng vai trò, ý nghĩa của công tác hộ tịch bên cạnh công tác quản lý nhà nước về dân cư.

Pháp luật về hộ tịch từng bước được xây dựng, bổ sung, hoàn thiện và khoa học, tiến bộ hơn đảm bảo quy định đầy đủ, toàn diện quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, công dân và yêu cầu quản lý nhà nước phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, xã hội của đất nước qua các thời kỳ. Qua từng thời kỳ văn bản pháp luật hộ tịch được xây dựng, hoàn thiện từ văn bản dưới luật như nghị định, thông tư đến luật. Luật Hộ tịch năm 2014 là văn bản pháp lý cao nhất điều chỉnh toàn diện công tác hộ tịch, bao gồm công tác hộ tịch trong nước và công tác hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Đồng thời là văn bản pháp lý có nhiều đổi mới mang tính đột phá, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch, điển hình là quy định việc xây dựng, hoàn thiện Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đảm bảo kết nối, chia sẻ và là đầu mối cung cấp thông tin đầu vào cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, là cơ sở đảm bảo triển khai, thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến, góp phần giảm chi phí, thời hạn giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch…

Qua 10 năm triển khai thi hành Luật Hộ tịch năm 2014, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch có những bước chuyển biến tích cực, hoạt động nề nếp, hiệu quả. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xây dựng, hoàn thiện, kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu ngành khác, phục vụ đăng ký hộ tịch, quản lý nhà nước về dân cư, an sinh xã hội… Tuy nhiên, trước yêu cầu ngày càng cao của công cuộc cải cách tư pháp, cải cách hành chính, tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp, đẩy mạnh chuyển đổi số… pháp luật hộ tịch cần tiếp tục được bổ sung hoàn thiện. Do đó đến ngày 23/4/2026 Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội khóa XVI, kỳ họp thứ nhất thông qua (luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01/3/2027). Luật Hộ tịch năm 2026 được ban hành nhằm thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, khắc phục những vướng mắc, bất cập, nội dung không còn phù hợp, bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong giai đoạn mới. Luật Hộ tịch năm 2026 đã tạo cơ sở pháp lý để chuyển đổi toàn diện hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch theo mô hình quản lý hiện đại, số hóa, liên thông và phục vụ. Trong đó yêu cầu cải cách hành chính, chuyển đổi số tiếp tục được coi trọng, yêu cầu thực hiện đồng bộ, cụ thể:

1. Tất cả sự kiện, thông tin hộ tịch trong nước được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã, không phụ thuộc nơi cư trú, địa giới hành chính. Quy định này nhằm bảo đảm phù hợp với mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, thực hiện chủ trương chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin, tạo điều kiện thuận lợi nhất – lấy người dân làm trung tâm trong giai đoạn hiện nay. Việc phân quyền đăng ký hộ tịch triệt để cho Ủy ban nhân dân cấp xã, không phân biệt việc hộ tịch trong nước nay có yếu tố nước ngoài nhằm tạo thuận lợi cho cả cơ quan đăng ký hộ tịch và người yêu cầu thực hiện đăng ký hộ tịch, tránh tình trạng đăng ký sai thẩm quyền, ảnh hưởng đến công tác quản lý, uy tín về giá trị giấy tờ hộ tịch, quyền, lợi ích hợp pháp của người dân.

Theo quy định của Luật, người dân có thể yêu cầu đăng ký các sự kiện, thông tin hộ tịch tại bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã nào mà không phụ thuộc nơi cư trú hoặc địa giới hành chính… theo đó người dân có thể lựa chọn nơi thuận tiện nhất để thực hiện thủ tục hành chính. Quy định này xuất phát và hoàn toàn phù hợp với yêu cầu thực tiễn khi nhu cầu học tập, lao động, cư trú của người dân ngày càng linh hoạt, không còn bó hẹp trong phạm vi địa phương nơi đăng ký thường trú như học sinh, sinh viên, người lao động xa quê hoặc thường xuyên di chuyển.

2. Đơn giản hóa mạnh mẽ thủ tục đăng ký hộ tịch theo hướng tăng cường đăng ký trực tuyến, liên thông dữ liệu, giảm giấy tờ, xác lập giá trị pháp lý của dữ liệu hộ tịch điện tử, xác định nguyên tắc “người dân chỉ cung cấp thông tin một lần”, các cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác, chia sẻ và sử dụng dữ liệu đã có để giải quyết thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Thứ nhất, thực hiện chủ trương tại Nghị quyết số 66-NQ/TW ngày 30/4/2025 của Bộ Chính trị về đổi mới công tác xây dựng và thi hành pháp luật đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới, Luật Hộ tịch năm 2026 quy định 10 thủ tục đăng ký hộ tịch, giao Chính phủ quy định 7 thủ tục đăng ký hộ tịch, giảm 22 thủ tục hành chính so với Luật Hộ tịch năm 2014. Các quy định cụ thể về thành phần hồ sơ, thời hạn, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch - Luật giao Chính phủ quy định chi tiết, theo nguyên tắc giấy tờ là thành phần hồ sơ thuộc loại giấy tờ, thông tin đã khai thác được trong các cơ sở dữ liệu thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải chủ động khai thác, người dân không phải nộp, xuất trình hoặc cung cấp lại nhằm rút ngắn thời hạn giải quyết.

Thứ hai, về phương thức thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch, bên cạnh việc quy định các thủ tục hành chính được thực hiện theo hình thức trực tuyến với tất cả các thủ tục, Luật vẫn quy định các phương thức thực hiện truyền thống  như nộp trực tiếp, gửi hồ sơ qua hệ thống dịch vụ bưu chính để người dân có nhiều cơ hội lựa chọn và bảo đảm thực hiện quyền của mình tốt nhất và phù hợp với các đối tượng, điều kiện phát triển kính tế xã hội từng vùng miền.

Thứ ba, Luật bổ sung quy định về tăng cường liên thông thủ tục đăng ký hộ tịch với các thủ tục liên quan, bảo đảm người dân chỉ cung cấp thông tin một lần; cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm khai thác dữ liệu điện tử, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu liên quan, phù hợp với mức độ đáp ứng của cơ sở dữ liệu, không yêu cầu người dân phải nộp, xuất trình hoặc tải lên giấy tờ là thành phần hồ sơ, trừ trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác, nhằm thể chế hóa chủ trương cải cách thủ tục hành chính, tăng cường trách nhiệm của cơ quan nhà nước, lấy người dân làm trung tâm phục vụ và thúc đẩy chuyển đổi số.         

Thứ tư, Luật quy định Sổ hộ tịch gồm sổ hộ tịch giấy và sổ hộ tịch điện tử được lưu trữ vĩnh viễn để xác nhận, ghi hoặc cập nhật sự kiện, thông tin hộ tịch. Sổ hộ tịch điện tử được lập đối với tất cả các loại việc hộ tịch và chỉ lập sổ giấy đối với việc đăng ký kết hôn để phù hợp với đặc thù nhằm phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số. Giấy tờ hộ tịch được cấp khi giải quyết các thủ tục hành chính, gồm Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử, văn bản xác nhận hộ tịch theo hình thức bản điện tử, bản giấy; bản chính, bản sao đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước.

3. Luật Hộ tịch bổ sung cơ chế đăng ký khai sinh, khai tử chủ động, đánh dấu bước chuyển, mang tính đột phá của công tác hộ tịch từ phương thức “người dân tìm đến cơ quan nhà nước” sang “cơ quan nhà nước chủ động phục vụ người dân”. Theo đó, khi dữ liệu sinh, tử từ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động với hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ chủ động thực hiện đăng ký khai sinh, khai tử cho người được sinh ra hoặc tử vong tại cơ sở y tế theo quy định.. đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, cải cách hành chính trong giai đoạn mới.  

4. Cơ sở dữ liệu hộ tịch được nâng cấp, xác định là cơ sở dữ liệu quốc gia, được xây dựng tập trung, thống nhất, kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác là cơ sở đảm bảo thực hiện thống nhất, đồng bộ yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch

Qua đó có thể khẳng định Luật Hộ tịch năm 2026 được ban hành là bước hoàn thiện quan trọng về thể chế trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong tình hình mới. Qua đó, góp phần nâng cao tính chủ động, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động của cơ quan đăng ký hộ tịch, giảm giấy tờ và chi phí tuân thủ cho người dân. Đồng thời, hệ thống dữ liệu hộ tịch được quản lý thống nhất sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản trị quốc gia, phục vụ tốt hơn công tác dân cư, an sinh xã hội và cung cấp dịch vụ công. Luật Hộ tịch năm 2026 tạo cơ sở pháp lý quan trọng để xây dựng nền hộ tịch hiện đại, số hóa, lấy người dân làm trung tâm, qua đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và bảo đảm ngày càng tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của người dân trong lĩnh vực hộ tịch.

           Mai Phương – Phòng HCTP